La struttura sanitaria, dopo aver fatto accesso online al sistema, immette i dati del paziente, registra la sua richiesta di documenti in formato elettronico e gli rilascia una prima parte della password che questo dovrà utilizzare per accedere e scaricare i propri documenti online.

Successivamente, una volta caricati i documenti richiesti in formato elettronico, il sistema invierà al paziente l'email che lo avverte della disponibilità dei documenti richiesti, insieme alla seconda parte della password necessaria all'accesso all'area web in cui sono disponibili i documenti per la consultazione e il download. All'utente finale sarà anche comunicato un tempo massimo entro il quale accedere all'area riservata per la fruizione dei documenti richiesti. In caso di smarrimento delle credenziali di accesso fornite, il paziente dovrà procedere con una nuova richiesta.

I dati acquisiti nella fase di registrazione e i documenti caricati nel sistema sono mantenuti solo per il tempo necessario alla fruizione del servizio (non si tratta di un database di pazienti) e vengono eliminati automaticamente entro un lasso di tempo che la singola azienda sanitaria può definire in autonomia.